ניהול זמן • מה ההבדל בין "דחוף" ל"בהול"?

אילוסטרציה: Vladislav Radchenko | שאטרסטוק

בדרך כלל פחות מתאים לי להגיע לביתן של המאומנות שלי, במיוחד לאלו שהעבודה איתן מתמקדת באתגרים בעסק שלהן. הפעם לא נותרה לי ברירה, גיטי (שם בדוי), מעצבת אתרים (גם זה בדוי), אימא לשישה (בלי עין הרע), קבעה וביטלה ושוב קבעה ודחתה, ובפעם הזאת שנפגשנו היא אמרה לי בקול צרוד: "לא ישנתי כל הלילה בגלל התינוק שצרח משיניים שצומחות לו אבל אנחנו חייבות להיפגש הבוקר ויהי מה".

גיטי יישרה ביד אחת את המטפחת וביד השנייה את שולי המפה בשולחן השבת ובאחת הרגליים נדנדה את התינוק (שלבסוף נכנע ונרדם לשעה קלה), ואמרה לי ספק בהנחתה ספק בתחינה, היום "נעבוד" על ניהול זמן.

האמת? זה מה שרציתי לעשות איתה כבר מזמן, אבל אמר מי שאמר שהמורה לא מגיע עד שהתלמיד מוכן. והפעם גיטי הייתה מוכנה וגם אני. אז דיברנו על העיקרון המרכזי של ניהול זמן ועל סדרי עדיפויות. משום שניהול זמן אפקטיבי דורש יותר מסתם רישום מטלות על נייר, הוא דורש סדרי עדיפויות.

ישבנו ודירגנו את הטור ה"חשוב" ואת הטור ה"דחוף" והסברתי לה את ההבדל ביניהם. וזו ההזדמנות עבורכם ללמוד על ההבדל בין השניים.

דחוף: פעילויות הדורשות תגובה מיידית. לרוב בשל דד-ליין או בשל דרישה ממשהו אחר. למשל הצעת מחיר ללקוחה שהתקשרה או קביעת פגישה עם לקוחה המעוניינת בעיצוב האתר שלה. או דוגמא שגיטי התחברה אליה בקלות: ללכת לרופא כשהתינוק שלה מעלה חום.

חשוב: פעילויות המקדמות מטרות מרכזיות בחייך, דוגמת סדנת קידום אתרים שגיטי חולמת עליה או אפילו הפגישה איתי למרות כבודי הרם.

אפשר לראות שלמשימות דחופות יש תוצאות שמשפיעות על הטווח הקצר, בעוד שלמשימות חשובות יש השלכות על הטווח הארוך.

גיטי נאנחה בעוד היא מביטה בחשש מה בתינוק המאיים להתעורר ולהמשיך לצרוח כאילו אני אוויר, ואני רק ביקשתי לסכם את הפגישה בהצעה להקדיש את חמש הדקות הראשונות של כל יום (מיד אחרי ברכות השחר כמובן) לרשימת מטלות יומית ולתכנון סדרי עדיפויות ורישום.

"תקפידי לציין" הוספתי, "לצד כל משימה, כמה זמן את מוכנה להקדיש לה. במהלך היום נהלי מעקב שוטף על התכנון וסמני וי ליד המשימות שכבר ביצעת. בסוף כל יום קחי לך כמה דקות לתכנן את יום המחר. כי מחר יהיה יום חדש".