חוסר התארגנות ובלבול יכולים להיות מעצבנים, אך גרוע מכך, הם רעים לעסקים. חשבו על זה ככה: כאשר אי הסדר במשרד גדל, כך יורדת התפוקה ויחד איתה גם הרווחים. אז מה עושים? מנהלים את המשרד באופן מקצועי. יישום של שבעת העקרונות לניהול משרד באופן הנכון עשוי לשפר את ההתנהלות היומית, להגדיל את התפוקה של העובדים ואיתה את שורת הרווח של העסק
שושנה שוורץ 05.10.2019
התנהלות נכונה במשרד | תמונה: Pixabay ארגון הסביבה המשרדית
הצעד הראשון שצריך לבצע כדי להתנהל באופן הטוב ביותר הוא להכין ולארגן את המשרד כך שיתמוך בעבודה השוטפת באופן הטוב ביותר. מה זה אומר? שנגמרו החיפושים אחרי המחורר או הטיפקס ומהיום יש לכם את כל מה שצריך בהישג יד ובאספקה שוטפת.
הדרך הטובה ליישם את הנקודה היא באמצעות מיפוי הצרכים והכנת רשימה של ציוד למשרד נדרש. לאחר מכן יש להשוות לפחות שלושה ספקים תוך התמקדות במחירים, מגוון המוצרים, זמני משלוח ועלויות שילוח.
כדי להשלים את התמונה רצוי למנות אחראי שיהיה אמון על הצריכה, מעקב אחר חוסרים והזמנת המוצרים באופן שוטף.
קביעת נהלי עבודה
הזמן הוא משאב מוגבל ואין מנהל שלא היה רוצה להשיג יותר עם כוח אדם נתון. למען האמת הדרך למטרה הקסומה לא צריכה להיות כל כך קשה.
בעוד שזמן רב מתבזבז מדי יום לשווא כתוצאה מהוראות לא ברורות או חוסר ידע, קביעת נהלי עבודה ברורים עשויים לשפר את ההתנהלות היומית ולספק מענה טוב יותר לשלל המשימות כך שכל אחד ידע מה הוא צריך לעשות, מתי וכיצד תוך חיסכון במשאבים ניהוליים.
האצלת סמכויות ואחריות
ניהול משרד מקצועי תלוי בכך שהעובדים יודעים מי אחראי על מה מכמה סיבות:
- האצלת סמכויות מקלה את העומס על מנהלים ומפנה אותם להתעסקות בצמיחת העסק או הארגון.
- התפוקה של עובדים עם תחומי אחריות מדידים, בדרך כלל הרבה יותר גבוהה מעובדים ללא סמכויות מוגדרות.
- יצירת סדר שבו לכל אחד יש תפקיד ותחומי אחריות מוגדרים תמנע קונפליקטים ותייצר סביבה תחרותית עם אפשרויות קידום כאלה ואחרות.
ובשורה התחתונה – יותר האצלת סמכויות משמע תפוקה גבוהה יותר ואפשרויות קידום שנפתחות בפני העובדים.
מומלץ לשלב למנגנון גם מדדים עליהם ניתן לעקוב באופן פשוט ולזהות את הנקודות החזקות ובעיקר את החלשות.
שימוש במערכת CRM
אם אתם עדיין מתנהלים באמצעות רשימות מיילים בלתי נגמרות וטבלאות אקסל ארוכות, כנראה שהגיע הזמן להתקדם לשנת 2020.
מערכות CRM נועדו לעקוב ולנהל מגוון משימות באופן יעיל, מסודר והרבה יותר טוב.
מדובר במערכות ענן שמאפשרות לכם לנהל התקדמות של פרויקטים, מגוון משימות מסוגים שונים ואפילו לרכז פניות של לקוחות ממגוון ערוצים במקום אחד נוח כך ששום פניה או פוטנציאל לעסקה ילך חלילה לאיבוד.
מדובר באחד התחומים החמים של השנים האחרונות ולא בכדי. מערכות CRM יכולות לעזור לכם לנהל תהליכים באופן הרבה יותר טוב והעלויות שלהן סבירות.
ניהול חשבונות
ניהול הספרים החשבונאיים הוא תנאי הכרחי להצלחת העסק ועל ידי פעולות מקובלות אפשר לשפר את התוצאות ואת חוסנו.
אם אתם משתייכים לארגון גדול כנראה שיש לכם עובד או מחלקה שאמונים על ניהול החשבונות אך אם אתם עסק קטן, יכול מאוד להיות שאתם מנהלים את החשבונות בעצמכם או ששוכרים את שירותיו של רואה חשבון.
ההתפתחות הדיגיטלית פותחת בפניכם אפשרויות שלא היו קיימות עד לפני מספר שנים כמו ניהול החשבונות במערכות ואפליקציות ייעודיות שמאפשרות לכם לעקוב ולנהל את ההוצאות וההכנסות בזמן אמת ובאופן הרבה יותר נגיש וטוב.
ניצול השטח שעומד לרשותכם
תכנון המשרד באופן הנכון הוא עוד אחד מאבני היסוד של יעילות מקסימלית שנוטים לשכוח עם הזמן. בדקו את אזור העבודה וודאו שהוא מנוצל באופן הטוב ביותר לשירותים שהוא צריך לספק ובכלל זה קבלת קהל, חלוקת אזורי ועמדות עבודה ומיקום המיכון המשרדי כך שיהיה בהישג יד.
מיקור חוץ
פעולות רבות ניתנות למיקור חוץ – מה שמאפשר לכם גמישות, התעסקות בפעולות הליבה של העסק ואף ייעול של המשימות עצמן על ידי שכירת שירותים מקצועיים.
ישנן אפשרויות רבות שבו מיקור חוץ יכול להיות מאוד יעיל. לדוגמה במקרים של שיווק דיגיטלי, ביצוע משימות שוחקות או אפילו במוקדי מכירות טלפוניים שבהם כמות העובדים המועסקת מושפעת מהעונתיות.
זכרו, כל עסק מחפש את ההזדמנויות שיעזרו לו להגדיל את התפוקה והרווחיות ולאור התחרות הגוברת מדובר באתגרים שהולכים והופכים לקשים יותר. יישום של 7 העקרונות יכול לאפשר לכם להשיג את המטרות בתקציב נמוך ובתוך זמן קצר למדי על ידי ניהול נבון של העסק.
